Des millions : voilà le nombre de documents auquel peut s’attendre une entreprise au bout de quelques années d’exercice. Fiches de paie, règlement intérieur, documents relatifs à la sécurité, factures : tous ces éléments peuvent ou doivent être consultés à loisir en fonction des besoins. Quelle solution ?

A quoi servent les archives et le service d’archivage ?

L’image qui vient spontanément en tête quand on pense au service ou à la salle des archives renvoie toujours à une pièce poussiéreuse où dorment des documents par milliers. Pourtant, les archives jouent un rôle très important dans la vie d’une structure et on pense de plus en plus qu’elles peuvent contribuer à sa bonne marche ; à condition toutefois de faire preuve d’organisation et de s’y intéresser un peu.

Tout comme les particuliers se doivent de conserver certains documents administratifs et officiels parce qu’ils peuvent leur être demandés à certaines occasions, les entreprises possèdent elles aussi une foule de documents qui s’avèrent indispensables pour fonctionner correctement.

Pouvoir répondre à un client mécontent en lui présentant le devis qu’il a signé et qui vaut pour preuve de son acceptation, remettre à un agent du fisc venu faire un contrôle tous les papiers qu’il demande font partie des choses qu’il faut être en mesure de faire et ce, en quelques minutes.

Cela devient assurément plus compliqué quand la salle des archives ne fait pas l’objet de tous les soins.

Pourtant, depuis la digitalisation, on peut trouver n’importe quoi en quelques clics si l’on a mis en place une politique d’archivage dans les règles de l’art. Comment faire ?

Comment avoir les meilleures archives quand on est pro ?

Il a été prouvé que le fait d’avoir des archives bien ordonnées aurait une incidence très positive sur la productivité des salariés. Trouvant rapidement une information dont ils ont besoin pour travailler, ils se considèrent comme productifs, efficaces et leur confiance en eux est optimale ; ce qui renforce leur envie de travailler.

Le fait que les documents puissent faire l’objet d’une digitalisation est un vrai point fort. Néanmoins quand on se trouve devant une pièce remplie à craquer de documents papiers, cette tâche peut sembler sans fin, sans compter qu’il est obligatoire de respecter certaines normes et qu’il ne suffit pas de les scanner. En outre, il serait contreproductif de digitaliser des documents qui seraient obsolètes.

Pour faire un récolement, un classement, on peut externaliser tout cela à une entreprise spécialisée en archivage. Quand elle aura fait le tri et trouvé avec le chef d’entreprise une façon de l’ordonner afin que chaque donnée puisse être retrouvée, il sera possible de s’occuper de tous les nouveaux documents et de confier cette mission à une personne dédiée par exemple.

Que faire ensuite de ses archives papier ? Faut-il s’en débarrasser ? Il faudrait concrètement tout conserver, même si cela suppose d’y consacrer un endroit qui pourrait être employé autrement.

Cela peut trouver solution auprès de ces mêmes sociétés car certaines (d’où l’intérêt de comparer les prestataires) proposent de les conserver dans des conditions optimales (bon taux d’hygrométrie, protection contre le feu…).

Sur simple demande, chaque document peut faire l’objet d’une copie ou d’un envoi par mail, tout en pouvant récupérer de la place utile pour l’entreprise.

Loin d’être anecdotique, le service d’archivage en entreprise permet à l’entreprise de suivre sa propre évolution, de pouvoir répondre en cas de litige et de pouvoir retrouver les informations dont elle a besoin pour pouvoir s’améliorer.

Garant de la mémoire et des changements s’opérant tout au long de la vie de l’entité, l’archivage ne doit pas être sous-estimé d’autant qu’il est possible désormais de trouver des solutions adaptées et qui peuvent changer le quotidien.